INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DI CANDIDATI AI SENSI DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“GDPR”) – PERSONE IN FASE DI CANDIDATURA / SELEZIONE
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Pedelombarda Nuova S.C.p.A.
Sede legale: Via Adige 19, 20135 Milano - tel. 02 300751 / fax 02 3007 5252;
Sede amministrativa e operativa: Via L. Manara 2, 20812 Limbiate (MB) - tel. 02 0999 4390.
Indirizzo e-mail: privacy@pedelombardanuova.it
DATI PERSONALI TRATTATI
Il Titolare tratta i dati personali (in seguito, “Dati Personali” o anche “Dati”) da Lei comunicati, ovvero raccolti dal Titolare, in occasione: dell’invio del Curriculum Vitae (“CV”) / lettera di presentazione; a seguito della registrazione della Sua candidatura all’interno dei sistemi del Titolare, nella sezione presente nel sito web della Società; a seguito della acquisizione nel primo colloquio di selezione, mediante la compilazione del “Questionario Informativo” e della “Dichiarazioni in fase di selezione”, richiesti dalle procedure di selezione del Titolare e, ove lecito, forniti da soggetti terzi.
Si tratta di Dati Personali, riferiti al/la candidato/a o ai Suoi familiari, nei casi previsti dalla Legge, che possono consistere in:
Dati Comuni:
- dati identificativi quali: anagrafici e di genere, dati di contatto (indirizzo email, numero di telefono/ cellulare, indirizzo di residenza/domicilio), documento di riconoscimento in corso di validità (carta di identità, passaporto, patente) etc.;
- dati contenuti nel suo CV / lettera di presentazione, relativi a pregresse esperienze lavorative (qualifiche/certificazioni possedute, competenze/ conoscenze linguistiche, incarichi ricoperti, posizione, inquadramento contrattuale, percorso formativo/professionale acquisito, valutazioni/notazioni professionali, etc.);
- dati valutativi raccolti in occasione di colloqui e/o forniti da terzi;
- dati di natura retributiva e di inquadramento in esperienze lavorative precedenti;
- dati relativi alla percezione di prestazioni a sostegno del reddito, in caso di mancata occupazione (indennità di disoccupazione, trattamento di integrazione salariale, ecc.).
Dati Giudiziari:
- dati di cui al certificato del casellario giudiziale, quando chiesto/permesso dalla Legge applicabile;
- dati, quando chiesto e permesso dalla Legge, derivanti dall’inclusione in Liste di Riferimento (Liste di persone, Gruppi o Entità soggette a sanzioni o misure restrittive finanziarie o Liste di Soggetti collegati al terrorismo internazionale, compilate dall’OFAC – Office of Foreign Assets Controls, dall’ONU e dall’Unione Europea).
Dati Particolari:
- dati relativi allo stato di salute (certificazioni mediche, richieste per verifica dell’idoneità a determinate attività lavorative, appartenenza a categorie protette, etc.).
Altri Dati:
- dati relativi a conflitti di interesse, del/la Candidato/a e/o dei Suoi familiari, derivanti da rapporti di parentela e/o pregressi incarichi nelle PA o nella Società o nel Gruppo del Titolare.
Eventuali Dati Particolari, non necessari ai fini del processo di selezione, contenuti nel Suo CV o forniti alla Società da Lei anche attraverso la modulistica prevista dalle procedure di selezione o da Terzi, saranno immediatamente cancellati e non saranno oggetto di trattamento.
È espressamente inteso che, con riguardo ai dati personali forniti dal/la Candidato/a e riguardanti i Suoi Familiari, il Titolare assume che la presente informativa sia stata resa nota a tali Interessati dallo/a stesso/a Candidato/a.
La categoria nella quale rientrano i Dati Personali ne determina il trattamento, da parte della Società, sulla base di quanto previsto dal Regolamento. Il Titolare comunque assicura che il trattamento dei Dati sarà improntato a principi di correttezza, liceità e trasparenza, nonché, di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.
DETTAGLI DEL TRATTAMENTO DEI DATI (3 SEZIONI)
1° TRATTAMENTO – FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Esecuzione del contratto e/o adempimento di impegni precontrattuali, in particolare, per: (1) il corretto svolgimento del processo di selezione (es. gestione delle candidature); (2) consentire la candidatura per uno specifico job post; (3) utilizzare il profilo del Candidato anche per job post diversi da quelli per i quali è stata effettuata la candidatura, dove lo stesso risulti idoneo e compatibile con quanto ricercato; (4) l’instaurazione del rapporto di lavoro.
1° TRATTAMENTO – BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
In fase di selezione, per candidature spontanee o per offerta di lavoro specifica (art. 6, par. 1, lettera b, del GDPR).
In fase di esecuzione di un contratto di cui l'Interessato è parte (art. 6, par. 1, lett. b del GDPR); adempimenti alla normativa in materia di diritto lavoro, sicurezza e protezione sociale (art. 9.2 lett. b del GDPR).
1° TRATTAMENTO – PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Conservazione per il periodo di tempo necessario allo svolgimento delle procedure di selezione e, in caso di esito positivo, per la durata del rapporto di lavoro. In particolare: nella fase di selezione, per un periodo di tempo massimo di 2 anni dalla data di invio dei documenti/dati relativi a: CV, interviste, informazioni raccolte durante le interviste, risultati della selezione, casellario giudiziale, carichi pendenti; in caso di instaurazione del rapporto di lavoro, per 10 anni dalla sua cessazione con riferimento ai documenti/dati relativi a: contratti di lavoro, file personali, informazioni relative a presenze/assenze, viaggi, gestione della carriera, informazioni di emergenza/di contatto, ecc.
2° TRATTAMENTO – FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Perseguimento di un legittimo interesse del Titolare e/o di Terzi, in particolare per la prevenzione e repressione di atti illeciti, nonché, per la tutela dei diritti dello stesso Titolare.
2° TRATTAMENTO – BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Legittimo interesse di Pedelombarda Nuova S.C.p.A. a non subire danni a seguito di condotte illecite altrui e all’esigenza di garantire il massimo rispetto degli obblighi posti a carico del Titolare in relazione alla tutela delle persone e dei beni all’interno ed all’esterno dei propri locali (art. 6, par. 1, lett. f del GDPR).
2° TRATTAMENTO – PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Conservazione per il periodo di tempo necessario allo svolgimento delle procedure di selezione e, in caso di esito positivo, per la durata del rapporto di lavoro. In particolare: nella fase di selezione, per un periodo di tempo massimo di 2 anni dalla data di invio dei documenti/dati relativi a: CV, interviste, informazioni raccolte durante le interviste, risultati della selezione, casellario giudiziale, carichi pendenti; in caso di instaurazione del rapporto di lavoro, per 10 anni dalla sua cessazione con riferimento ai documenti/dati relativi a: contratti di lavoro, file personali, informazioni relative a presenze/assenze, viaggi, gestione della carriera, informazioni di emergenza/di contatto, ecc.
3° TRATTAMENTO – FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Perseguimento del legittimo interesse del Titolare e/o di Terzi, in particolare in sede giudiziaria, dove è socialmente riconosciuto prevalente l’interesse del Titolare rispetto agli interessi del singolo soggetto interessato.
3° TRATTAMENTO – BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
Legittimo interesse del Titolare corrispondente al diritto di azione costituzionalmente garantito ai sensi dell’art. 24 della Cost. e dell’art. 6, par. 1, lett. f del GDPR.
3° TRATTAMENTO – PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Per tutta la durata del procedimento in sede giudiziaria, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
Il trattamento dei Dati è realizzato, con modalità elettroniche e cartacee, per mezzo delle operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei Dati.
OBBLIGATORIETÀ DEL CONFERIMENTO DEI DATI
Il conferimento dei Dati dei/delle Candidati/e per le finalità sopra indicate:
a) è necessario ed obbligatorio: per l’esecuzione del contratto e/o l’adempimento degli obblighi precontrattuali; per il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare;
b) è subordinato al consenso del/la Candidato/a, benché su base facoltativa: per verificare le informazioni fornite ai fini della selezione (es. referenti, precedenti Datori di Lavoro, familiari, qualifiche accademiche e professionali dichiarate, referenze di precedenti/attuali Datori di Lavoro, etc.).
Per le finalità di cui alla lettera a), è inteso che:
• il rifiuto del consenso da parte del/la Candidato/a comporterà l’impossibilità, da parte del Titolare, di proseguire la selezione.
Per le finalità di cui alla lettera b), è inteso che:
• sarà cura del/la Candidato/a, raccogliere dai referenti dallo stesso indicati, il preventivo consenso a comunicare al Titolare i loro dati di contatto;
• qualora il consenso da parte del/la Candidato/a non sia fornito (“rifiuto”), il Titolare non potrà chiedere le referenze.
SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO
I Dati del/la Candidato/a potranno essere trattati da dipendenti e/o collaboratori del Titolare (ad es. personale del Dipartimento HR e di altri Dipartimenti, di volta in volta interessati alla procedura di selezione), deputati al perseguimento delle finalità sopra indicate, nella loro qualità di Incaricati del Trattamento e/o Responsabili Interni del Trattamento e/o Amministratori di Sistema, che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative ai sensi degli artt. 29 del GDPR e 2-quaterdecies del D.Lgs. 196/2003, come modificato e adeguato al GDPR dal D.Lgs. 101/2018.
DESTINATARI DEI DATI
I Dati forniti possono altresì essere trattati da:
• Società del Gruppo e Soggetti Terzi (es. consulenti per l’elaborazione delle buste paga e del lavoro, organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, istituti bancari, agenzie di intermediazione e pratiche amministrative, fornitori per la gestione del sito web, etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare e che tratteranno i Dati nella loro qualità di Responsabili Esterni del Trattamento;
• Partner e/o Clienti del Titolare, ove necessario, ai fini del processo di selezione.
I Dati Personali potranno essere comunicati, senza il Suo preventivo consenso, per le finalità di cui sopra a: Pubbliche Amministrazioni, Ministero delle Finanze, Agenzia delle Entrate, Enti Ministeriali e Autorità competenti, Enti Locali, Commissioni Tributarie provinciali e regionali, Casse di Previdenza e Assistenza, ASL, Associazioni e Rappresentanze Sindacali, Università/Enti Promotori convenzionati per il tirocinio e Istituti di Credito, Società di selezione e/o agenzie per il lavoro, Studi legali che tratteranno, su loro richiesta, i Dati in qualità di Titolari autonomi del Trattamento.
TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI IN PAESI NON APPARTENENTI ALL’UNIONE EUROPEA
I Dati non saranno diffusi ma potranno essere trasferiti, per le finalità di cui sopra, in Paesi extra UE. Per assicurare un adeguato livello di protezione dei Dati Personali, il trasferimento avverrà in virtù delle decisioni di adeguatezza approvate della Commissione Europea ovvero dell’adozione, da parte del Titolare, delle Clausole Contrattuali Standard, predisposte dalla Commissione Europea e previste dall'art. 46, par. 2, lett. c) del GDPR, o in presenza di altre adeguate misure di salvaguardia, dagli artt. 46 e 49 del GDPR.
L’elenco dei Paesi terzi in cui i Dati sono trasferiti è disponibile presso la sede del Titolare.
DIRITTI DELL'INTERESSATO/A - RECLAMO ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO
Se non ricorrono le limitazioni previste dalla Legge, in qualunque momento, l’Interessato/a può far valere i propri Diritti, contattando l’Ufficio Privacy, nelle seguenti modalità:
- Inviando una mail agli indirizzi di posta elettronica privacy@pedelombardanuova.it ;
- Inviando una raccomandata A.R. all’indirizzo del Titolare;
- Contattando il numero +39 02 0999 4390, oppure +39 02 300751.
Gli Interessati possono chiedere a Pedelombarda Nuova S.C.p.A.:
- l’accesso ai dati personali che li riguardano;
- l’aggiornamento, la rettifica dei dati inesatti, l’integrazione dei dati incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
- la loro cancellazione, trasformazione o il blocco dei dati stessi;
- la limitazione del trattamento degli stessi nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;
- l’opposizione al loro trattamento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, nelle ipotesi di legittimo interesse del Titolare.
Inoltre, l’Interessato/a può ottenere indicazioni e, se del caso, copia: a) dell’origine e della categoria dei dati personali; b) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con strumenti elettronici; c) delle finalità e modalità del trattamento; d) degli estremi identificativi del Titolare e dei Responsabili; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; e) quando possibile, del periodo di conservazione dei dati oppure dei criteri utilizzati per determinare tale periodo; f) dell’esistenza di un processo decisionale automatizzato, e in tal caso delle logiche utilizzate, dell’importanza e delle conseguenze previste per l’interessato/a; g) dell’esistenza di garanzie adeguate in caso di trasferimento dei dati a un paese extra-UE o a un’organizzazione internazionale.
Gli Interessati, inoltre, nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso o sul contratto e sia effettuato con strumenti automatizzati, hanno il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i Dati, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad altro Titolare senza impedimenti (“Portabilità dei Dati”).
Gli Interessati hanno il diritto di proporre reclamo all'Autorità di Controllo competente (Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali) nello Stato membro in cui risiedono abitualmente o lavorano o dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.
Nei casi sopra indicati, il Titolare porterà a conoscenza dei soggetti terzi, ai quali i Suoi Dati Personali sono comunicati, dell’eventuale esercizio dei diritti da parte Sua, ad eccezione di specifici casi (ad es. quando tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato).
L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento e degli amministratori di sistema è custodito presso la sede del Titolare.
