INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – CANDIDATI (RECRUITING)
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), ATENA S.R.L., con sede in Piazzale XX Settembre n. 13, PORDENONE (PN), C.F. 01856200934, fornisce ai candidati che inviano la propria candidatura le seguenti informazioni sul trattamento dei dati personali.
Ai fini dell’attività di recruiting e selezione delle risorse, ATENA S.R.L., società di servizi, opera anche per conto di altre società il cui capitale è interamente partecipato dalla stessa ATENA S.R.L. Pertanto, nel caso di candidatura per posizioni aperte presso una specifica società del Gruppo facente capo ad ATENA S.R.L., avanzata utilizzando la piattaforma collegata alla singola società operativa, ma organizzata da ATENA S.R.L., i soggetti titolari del trattamento saranno ATENA S.R.L. e la singola società del Gruppo interessata dalla candidatura.
Ciò premesso, la presente informativa sulla privacy informa sulle categorie di dati personali che vengono raccolti, sugli scopi per cui si utilizziamo e dati e sulle modalità del trattamento dei dati di coloro che presentano candidature.
1. Contitolari del Trattamento.
I Contitolari del Trattamento sono:
- ATENA S.R.L., con sede in Piazzale XX Settembre n. 13 – (33170), PORDENONE (PN), C.F. & P.I. 01856200934, società capogruppo che ha acquisito i diritti sul software di gestione della singola piattaforma che viene utilizzata per la raccolta delle candidature dalle seguenti società facenti parte del gruppo, in quanto interamente partecipate dalla stessa ATENA S.R.L.:
- BKI S.R.L. con sede in Piazzale XX Settembre n. 13 – (33170), PORDENONE (PN), C.F. & P.I. 01720360930;
- DUE TM S.R.L., con sede in Piazzale XX Settembre n. 13 – (33170), PORDENONE (PN), C.F. & P.I. 01611690932;
- ORIZZONTE S.R.L., con sede in Piazzale XX Settembre n. 13 – (33170), PORDENONE (PN), C.F. & P.I. 01853470936;
- PAESE FOOD S.R.L., con sede in Piazzale XX Settembre n. 13 – (33170), PORDENONE (PN), C.F. & P.I. 01922480932.
Pertanto, in forza dell’indicato collegamento, ai fini dell’attività di recruiting e selezione delle risorse, i titolari del trattamento saranno sia ATENA S.R.L., che la singola società del Gruppo, indicata nell’elenco di cui sopra, nei confronti della quale viene presentata/valutata la candidatura; entrambe le società avranno accesso ai dati.
2. Tipologia di dati trattati.
Nell’ambito delle attività di selezione del personale, ATENA S.R.L. e la singola società partecipata verso la quale viene avanzata la candidatura, trattano i dati personali forniti dai candidati attraverso:
- la compilazione dei form di candidatura disponibili sui siti aziendali o sui portali dedicati;
- l’invio del curriculum vitae;
- eventuali comunicazioni inviate dal candidato;
- la registrazione e la creazione di una scheda personale sul portale di gestione delle candidature.
In particolare, possono essere trattate le seguenti categorie di dati:
- dati identificativi (nome, cognome, data di nascita);
- dati di contatto (indirizzo, e-mail, numero di telefono);
- dati relativi al percorso formativo e professionale;
- informazioni contenute nel curriculum vitae o negli allegati inviati dal candidato;
- dati relativi alla gestione dell’account candidato sul portale di recruiting;
- immagini o video forniti al momento della presentazione della candidatura, oppure acquisiti in occasione di colloqui in presenza o con collegamento da remoto.
I curriculum vitae e le informazioni inserite dai candidati sono gestiti attraverso la piattaforma di gestione delle candidature di nCore S.r.l., che consente ai candidati di creare un proprio account personale per la gestione e l’aggiornamento delle candidature.Si raccomanda ai candidati di non inserire nel curriculum vitae dati particolari ai sensi dell’art. 9 del GDPR (come ad
esempio i dati relativi allo stato di salute, orientamento sessuale, convinzioni religiose o politiche), salvo che ciò sia strettamente necessario per la candidatura.
In ogni caso, l’eventuale inserimento di tali dati sarà frutto di una scelta libera e personale del candidato, mentre le società responsabili ne assicurano il trattamento nel rispetto delle cautele previste dalla normativa.
3. Finalità e base giuridica.
I dati personali dei candidati sono trattati per le seguenti finalità:
a. Gestione delle candidature e attività di selezione, precisamente:
- valutazione delle candidature ricevute;
- gestione del processo di recruiting;
- contatto con i candidati;
- organizzazione di colloqui e attività di selezione.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR – esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato.
b. Gestione della posizione del candidato.
Qualora il candidato selezioni l’opzione “Remember me” durante la procedura di candidatura, il sistema consente la memorizzazione dei dati di accesso e la successiva consultazione, modifica e aggiornamento relativamente alle candidature presentate.
Questa modalità è facoltativa ed è finalizzata a semplificare la gestione delle candidature da parte dell’interessato.
I dati possono essere trattati per consentire ai candidati di:
- registrarsi sul portale di recruiting;
- creare e gestire il proprio account personale;
- aggiornare i propri dati e le candidature inviate.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
c. Miglioramento dei processi di selezione e analisi statistiche.
I dati possono essere trattati anche per effettuare analisi statistiche interne e analisi di settore relative ai processi di recruiting e all’andamento del mercato del lavoro.
In fase di analisi tali dati vengono effettuate esclusivamente su dati aggregati e non consentono l’identificazione dei candidati.
Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR – legittimo interesse del titolare al miglioramento dei processi organizzativi e di selezione.
4. Natura del conferimento dei dati.
I dati successivamente ed eventualmente richiesti sono funzionali alla valutazione di idoneità per l’assunzione e/o per l’avvio della collaborazione e conferiti su base volontaria. Il conferimento dei dati è facoltativo, ma necessario per consentire la valutazione della candidatura; il mancato conferimento comporta l’impossibilità di procedere con il
processo di selezione.
5. Processi decisionali automatizzati.
Si precisa che vengono utilizzati processi decisionali basati su trattamenti automatizzati, con l’ausilio di sistemi di AI (intelligenza artificiale), inclusa la profilazione, che producano effetti giuridici nei confronti dei candidati mediante l’attribuzione di un punteggio alle singole candidature.
6. Modalità.
I trattamenti dei dati personali inviati saranno improntati ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la riservatezza e i diritti dell’interessato. I dati sono trattati mediante strumenti informatici e, ove necessario, cartacei, da personale autorizzato e adeguatamente istruito.
7. Comunicazione dei dati.
L’eventuale comunicazione a terzi dei dati è prevista solo per l’espletamento delle attività di selezione e valutazione inerenti alle offerte di lavoro e l’eventuale instaurazione del rapporto di lavoro. I soggetti destinatari della comunicazione operano, ove necessario, in qualità di Responsabili del Trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
8. Tempi di conservazione.
I dati personali dei candidati saranno conservati per il tempo necessario alla gestione della candidatura e, in ogni caso, per un periodo massimo di 36 mesi dalla loro raccolta, salvo eventuale ulteriore conservazione nei casi previsti dalla normativa applicabile o previo aggiornamento della candidatura da parte dell’interessato.
9. Diritti dell’interessato.
Si ricorda che il candidato può far valere nei confronti delle titolari del trattamento i diritti di cui agli artt. 15-22 del GDPR. In particolare:
- di ottenere informazioni in relazione alle finalità per cui i suoi dati personali sono trattati, al periodo del trattamento e ai soggetti cui i dati sono comunicati (c.d. diritto di accesso);
- di ottenere la rettifica o integrazione dei dati personali inesatti (c.d. diritto di rettifica);
- di ottenere la cancellazione dei dati personali nei seguenti casi: (a) i dati non siano più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti; (b) il candidato abbia ritirato il consenso al trattamento dei dati qualora essi siano trattati sulla base del suo consenso; (c) il candidato si sia opposto al trattamento dei dati personali che lo riguardano; o (d) il trattamento dei dati personali non sia conforme alla legge. Si ricorda tuttavia che la conservazione dei dati personali da parte delle due società responsabili è lecita qualora sia necessaria per consentirle di adempiere un obbligo legale o per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria;
- di ottenere che i dati personali siano solo conservati senza che di essi sia fatto altro uso nei seguenti casi: (a) venga contestata l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario a consentire alle due società responsabili di verificare l'esattezza di tali dati personali; (b) il trattamento sia illecito ma il candidato si opponga comunque alla cancellazione dei dati personali da parte delle due società responsabili; (c) i dati personali siano necessari al candidato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; (d) il candidato si sia opposto al trattamento e si sia in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi giustificanti il trattamento da parte delle due società responsabili rispetto a quelli dell'interessato (c.f. diritto di limitazione);
- di ottenere la cessazione del trattamento nei casi in cui i dati personali del candidato siano trattati per legittimo interesse delle due società responsabili, ma il candidato contesti l’esistenza di questo interesse (c.d. diritto di opposizione); di ricevere in un formato di uso comune, leggibile da dispositivo automatico e interoperabile, i dati personali che riguardano il candidato, trattati con mezzi automatizzati, se essi siano trattati in forza di contratto o sulla base del consenso del candidato(c.d. diritto di portabilità).
Per esercitare i propri diritti o per ricevere ulteriori informazioni sul trattamento dei dati personali, gli interessati possono contattare le Contitolari del trattamento scrivendo all’indirizzo e-mail privacypolicy.atena@gmail.com.
Si ricorda infine che l’interessato ha diritto di rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia n. 11 - 00186 Roma (RM)) per far valere i diritti concernenti il trattamento dei dati personali.
10. Luogo e periodo di conservazione dei dati personali.
I dati personali saranno conservati nei server a disposizione delle due società titolari del trattamento, collocati nell’Unione europea.
11. Modifiche alla presente informativa
Le due società responsabili del trattamento potranno modificare la presente informativa sulla privacy in qualsiasi momento. Qualsiasi modifica sostanziale alla presente informativa sulla privacy sarà pubblicata sui canali ufficiali utilizzati per la raccolta delle candidature e, ove opportuno, comunicata tramite altri canali.
ATENA S.r.l.
