Privacy policy per il trattamento dei dati dei candidati
INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REG. UE 679/2016 (GDPR)
E DELLA NORMATIVA NAZIONALE VIGENTE
Gentile Candidato,
Staff Service srl con sede in via Modena 53 41014 Castelvetro di Modena (MO), P. IVA n. 01570840361 (di seguito ” Staff Service “ o "la Società"), società autorizzata dal Ministero del Lavoro all'attività di ricerca e selezione del personale con autorizzazione n.175 del 7.6.2024, desidera informarLa, ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 relativo alla protezione dei dati personali ("Regolamento") e all'ulteriore normativa nazionale di riferimento, sulle finalità e le modalità del trattamento dei Suoi dati svolto in occasione del processo di ricerca e selezione dei candidati tramite la piattaforma informatica denominata “nCore HR” (di seguito “la Piattaforma”).
- Titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati
Il Titolare del trattamento dei dati personali, cioè chi assume le decisioni in merito alle modalità e alle finalità del trattamento, è Staff Service, in quanto determina le finalità e i mezzi del trattamento nell’ambito della propria attività di ricerca e selezione del personale, sia per le società del Gruppo Cremonini, sia per terzi. Per contattare il Titolare del trattamento è possibile inviare un’e-mail a: privacy.staffservice@cremonini.com , oppure scrivere alla sede della Società.
Il responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer, DPO), nominato dal Titolare del trattamento può essere contattato al seguente indirizzo dpo.staffservice@cremonini.com
- Responsabile del trattamento
Il Responsabile del trattamento, cioè chi tratta i dati personali per conto del Titolare del trattamento offrendo i servizi di supporto alla selezione dei candidati tramite la Piattaforma, è nCore srl con sede legale in Milano, via V. Pisani n. 15, p.iva 10144420964.
- Fonte dei dati personali, finalità e base giuridica del trattamento
Staff Service può raccogliere i dati personali direttamente presso l'interessato, ad esempio quando carica i dati anagrafici, il curriculum o la video presentazione sulla Piattaforma quale candidatura spontanea. In alcune circostanze i dati degli interessati possono essere raccolti anche presso terzi quali, ad esempio, albi professionali e università, agenzie di ricerca del personale con cui collabora, ovvero da fonti pubblicamente disponibili come Linkedin o altri siti di pubblicazione annunci, in conformità con la normativa vigente.
Possiamo inoltre raccogliere, attraverso la Piattaforma, ulteriori informazioni nel corso del processo di selezione del personale che segue alla presentazione di una candidatura per una posizione vacante, per esempio attraverso lo svolgimento di colloqui conoscitivi, nei quali possiamo richiederLe alcune informazioni oralmente oppure sottoporLe prove attitudinali (p.es. test di conoscenza della lingua inglese) volte a testare il Suo livello di preparazione e le Sue competenze professionali.
- Tipologia di dati, finalità e base giuridica del trattamento.
Nel corso del processo di ricerca e selezione, Staff Service tratterà i Suoi dati personali, ivi ricompresi dati comuni quali dati identificativi, anagrafici, di contatto; possiamo per esempio chiederLe il Suo nome, cognome, il luogo di residenza, il numero di telefono e il Suo indirizzo email o altri dati di contatto utili a metterci in contatto con Lei. Le potremmo chiedere inoltre di specificare per quale posizione intende presentare la Sua candidatura e se è disponibile a valutare anche altre posizioni all'interno della nostra azienda o presso terzi. Staff Service raccoglierà anche le informazioni ulteriori che Lei vorrà includere nel Suo curriculum vitae e nella lettera di presentazione o nella video intervista che allegherà alla Sua candidatura, come per esempio informazioni sul Suo percorso professionale e di studi, su eventuali precedenti incarichi ricoperti, sul grado di esperienza maturato presso altre società, referenze alle quali attingere informazioni in merito alla sua carriera professionale, sulle lingue conosciute, nonché la foto eventualmente allegata al curriculum e altri documenti caricati spontaneamente (come p.es. certificati, attestati, ecc.). Si tratta di informazioni che raccogliamo per consentirLe di presentare la Sua candidatura e valutare se le Sue competenze corrispondono al profilo professionale ricercato da Staff Service nell'ambito dell'attività di ricerca e selezione del personale.
Alcune informazioni sono altresì raccolte, in adempimento alla vigente normativa, per garantire l'inserimento di figure professionali nel rispetto delle pari opportunità sui luoghi di lavoro. A tal fine Staff Service potrà raccogliere anche informazioni appartenenti a categorie particolari di dati, quali informazioni capaci di rivelare il Suo stato di salute (es. appartenenza del candidato a categorie protette ai sensi della L.68/1999).
Secondo quanto previsto dall’art. 111 bis del Codice Privacy, il trattamento dei dati personali, spontaneamente forniti da un candidato ai fini dell’invio della propria candidatura in risposta a un’offerta di lavoro pubblicata da u terzo, non richiede il previo consenso dell’interessato stesso. La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali in materia di diritto del lavoro (art. 6 lett.b GDPR). Anche in merito all’eventuale trattamento dei dati particolari, la base giuridica è la necessità di assolvere gli obblighi ed esercitare diritti specifici del titolare o dell’interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9 comma 2 lett. b), come anche chiarito dal Garante Privacy nel provv. n. 146 del 05.06.2019.
Al fine di implementare la selezione dei candidati raccogliamo anche i dati relativi al profilo presente sui social media, quale ad es. Linkedin e altre informazioni da Lei rese pubbliche e condivise in altro modo con noi tramite i social media.
Raccogliamo infine i dati tecnici ovvero gli indirizzi IP da cui accede alla Piattaforma, i cookie (come indicato nella Cookie Policy), i dati di accesso (ora, data e durata della connessione), il tipo e la versione di broswer utilizzato per accedere alla Piattaforma e la posizione del dispositivo utilizzato, nonché i dati del Profilo (nome utente e password). Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sul funzionamento della Piattaforma oltreché per l'accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici. I dati potranno essere trattati in modalità informatica e telematica. La base giuridica del trattamento in questo caso è il legittimo interesse del Titolare a garantire il corretto funzionamento della Piattaforma e il miglioramento dei servizi offerti.
- Natura del conferimento dei dati
A parte quanto indicato per i dati di navigazione che acquisiscono i dati in modo automatico, Lei non è tenuto a fornirci i suoi dati personali. Tuttavia, qualora lei non ci fornisca le informazioni minime per poter valutare la sua idoneità rispetto a una posizione lavorativa aperta presso Staff Service, la Società sarà impossibilitata a lavorare con lei o a fornirle i propri servizi. Inoltre, nel caso in cui lei scelga di fornire un numero ridotto di dati personali, potremmo limitare i servizi che può ricevere.
- Modalità e sicurezza del trattamento
I Suoi dati saranno trattati dal personale di Staff Service con sistemi informatici e manuali secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali, in modo tale da tutelare la riservatezza dell'interessato attraverso l'adozione di misure tecniche e organizzative commisurate al rischio, in modo da prevenire l'illecito trattamento, la perdita o l'accesso non autorizzato ai dati. Per esempio, qualora sia necessario trattare categorie particolari di dati, provvederemo all'implementazione di misure di sicurezza adeguate sia per i nostri sistemi informatici, sia per gli archivi cartacei che saranno opportunamente chiusi a chiave. L'accesso ai dati inoltre sarà consentito solo al personale autorizzato e che ne ha necessità durante lo svolgimento delle proprie mansioni.
Lei sarà responsabile di conservare al sicuro i suoi dati di accesso alla Piattaforma e, in particolare, la password che le è stata fornita o che ha scelto. Tali credenziali di accesso sono a uso personale. E’ vietato condividere le credenziali o altre informazioni sull’account con altre persone.
- Conservazione dei dati
I Suoi dati saranno conservati per il periodo di tempo necessario al perseguimento delle finalità sopra descritte sulla Piattaforma con archiviazione dei dati su AWS Cloud di Amazon Web Service Emea Sarl nonché sui nostri sistemi informatici e presso gli archivi cartacei in uso a Staff Service.
In particolare, conserveremo i Suoi dati sulla Piattaforma e presso gli archivi cartacei in uso a Staff Service per un tempo di dodici mesi dalla ricezione della Sua candidatura. Una volta decorso tale lasso di tempo, provvederemo alla loro cancellazione, salvo il caso in cui la conservazione di tali dati sia necessaria per il perseguimento di ulteriori finalità, per esempio nel caso in cui venga instaurato un rapporto di lavoro in esito al processo di selezione.
I dati tecnici non persisteranno sul nostro sistema per più di un mese (salve eventuali necessità di accertamento dei reati da parte dell’Autorità giudiziaria).
- Comunicazione, diffusione e trasferimento dei dati
I Suoi dati potranno essere trattati dal personale autorizzato di Staff Service che sia stato opportunamente informato e formato. In particolare, i Suoi dati saranno trattati dal nostro personale in funzione della mansione assegnata e della relativa area di competenza. Ad esempio, per la ricerca e selezione del personale, il trattamento dei dati sarà affidato alla funzione Risorse Umane di Staff Service. Potrà accedere alle informazioni anche il personale della funzione IT di nCore srl limitatamente all'attività di supporto prestata a Staff Service. Le informazioni appartenenti a categorie particolari di dati saranno conosciute dal solo personale deputato al trattamento in ragione della posizione ricoperta e dalla mansione effettivamente svolta.
Nello svolgimento delle attività ordinarie aziendali i Suoi dati potranno essere comunicati anche a:
- Società del Gruppo Cremonini (p.es. Chef Express spa; Inalca spa; Marr spa) ovvero terzi che abbiano incaricato Staff Service della ricerca del personale, nonché liberi professionisti, società di consulenza di Staff Service e/o delle altre società del Gruppo Cremonini che operano come co-titolari o autonomi titolari del trattamento per finalità di valutazione delle candidature;
- Autorità cui i dati devono essere comunicati in adempimento di obblighi di legge.
I suoi dati personali non verranno in alcun modo diffusi.
I suoi dati personali caricati sulla piattaforma “nCore HR” e conservati presso i tenant Cloud AWS (Amazon Web Service Emea Sarl) che risiedono a Francoforte e/o Parigi e/o Milano. Anche in caso di trasferimento dei dati negli USA, è comunque garantito un livello di protezione analogo a quello previsto dalla normativa europea in virtù del Data Privacy Framework.
- Processi decisionali automatizzati
Non utilizziamo i suoi dati personali in alcun processo decisionale unicamente automatizzato che produca effetti giuridici che la riguardano o che incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona. Attraverso la Piattaforma non vengono altresì effettuati monitoraggi, confronti e/o valutazioni automatiche con tecnologie innovative e/o nuove soluzioni tecnologiche (per es. mediante utilizzo di intelligenza artificiale).
- Diritti degli interessati
Ai sensi degli artt. 15 ss. del Regolamento, Lei avrà il diritto di accedere in qualunque momento e gratuitamente ai Suoi dati, ricevere i Suoi dati elettronici in un formato strutturato e comunemente utilizzato e chiederci di trasmetterli a un altro titolare del trattamento ove ciò sia materialmente possibile (diritto alla portabilità dei dati), nonché farli correggere, aggiornare, modificare o eliminare (fatte salve le eventuali eccezioni applicabili). La informiamo che le richieste di cancellazione dei dati sono subordinate agli obblighi vigenti di legge e di conservazione dei documenti che ci sono imposti da norme di legge o regolamentari.
Laddove il trattamento dei Suoi dati sia basato sul consenso, Lei avrà il diritto di revocare il consenso, in qualsiasi momento, così come aggiornare i dati forniti a Staff Service, direttamente accedendo al suo profilo utente sulla Piattaforma, oppure scrivendo all'indirizzo email: privacy.staffservice@cremonini.com . Nel contattarci, Le ricordiamo di accertarsi di includere il proprio nome, indirizzo email, indirizzo postale e/o numero/i di telefono per essere sicuro che possiamo gestire correttamente la Sua richiesta.
Se dovesse ritenere che vi sia stata una violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali, potrà inoltre proporre reclamo all'Autorità di controllo nazionale (www.garanteprivacy.it) o di qualunque altro Paese dell'UE ove ha la residenza abituale od ove ritiene che si sia verificata la violazione.
Informativa aggiornata al 11.02.2025
Le condizioni della presente informativa possono subire variazioni nel tempo. Staff Service comunicherà eventuali modifiche sostanziali alla presente informativa sulla privacy pubblicando appositi avvisi sulla Piattaforma o contattandola tramite altri canali di comunicazione.
