Informativa sul trattamento dei dati personali dei candidati
Ai sensi della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, con particolare riferimento agli artt.13 e 14 del Regolamento 2016/679/UE (nel seguito “GDPR”) Sorgenia. con sede legale in Milano, via A. Algardi, 4, nella sua veste di Titolare del trattamento (nel seguito “Sorgenia” o “Titolare”), La informa che i Suoi dati personali raccolti ai fini della selezione del personale per Sorgenia (quale dipendente, collaboratore, stageur, apprendista, etc.) saranno trattati nel pieno rispetto della normativa applicabile, garantendo i diritti e le libertà fondamentali che Le sono riconosciuti. Il documento recepisce anche le prescrizioni contenute nel D. lgs. n. 104/2022 c. d. “Decreto Trasparenza”. La informiamo, inoltre, che ai sensi del D. lgs. 24/23 Lei potrà effettuare una “segnalazione o wistleblowing” relativamente a vicende che coinvolgono Sorgenia accedendo alla sezione del sito dedicata al seguente link https://www.sorgenia.it/governance, alla sezione “Whistleblowing Sorgenia SpA”, ove sono disponibili tutte le indicazioni su come effettuare la segnalazione nonché la relativa Informativa sul trattamento dei dati personali del segnalante.
1. Origine e tipologia dei dati trattati
Il trattamento dei Suoi dati personali che di massima sono da Lei direttamente forniti (via e-mail, in formato cartaceo, compilando l’apposito form sul sito www.Sorgenia.it , etc), ma possono anche provenire da Soggetti terzi ai quali è stata affidata l’attività di selezione (Società di head-hunting, siti specializzati nella selezione del personale, etc.) è effettuato da parte di Sorgenia per la selezione dei potenziali candidati con i quali instaurare un rapporto di collaborazione nelle forme e con le modalità di volta in volta individuate, nel rispetto degli obblighi derivanti da norme di legge eventualmente applicabile. Tale trattamento ha ad oggetto:
a) i dati anagrafici, i dati di contatto, i dati relativi ai percorsi formativi effettuati (titolo di studio, corsi di formazione, etc.), foto e/o video di presentazione;
b) i dati relativi alle esperienze professionali pregresse, alla conoscenza di lingue estere, nonché ogni ulteriore informazione utile alla valutazione del suo CV incluso i livelli retributivi, etc. nonché dati raccolti mediante l’impiego di strumenti innovativi di self-assesment delle competenze e conoscenze e valutazione della rispondenza alle esigenze di Sorgenia;
c) dati provenienti da fonti pubbliche quali siti internet, social network (dati contenuti nel suo profilo pubblico di Facebook / Linkedin, etc.), giornali e riviste anche specialistiche, pubblicazioni scientifiche od altri documenti o scritti a carattere divulgativo pubblicati o comunque consultabili liberamente, siti specializzati nel favorire l’incontro tra la domanda e l’offerta di lavoro;
d) dati raccolti attraverso siti di società specializzate nella selezione del personale anche mediante l’impiego di strumenti innovativi di self-assesment delle competenze e conoscenze e valutazione della rispondenza alle esigenze di Sorgenia.
Tra i suddetti dati, possono essere presenti anche i dati che la vigente normativa considera come “particolari” (dati sensibili). I dati particolari/sensibili sono (ex art. art. 9 c. 1 del Regolamento), ad esempio, quelli idonei a rivelare lo stato di salute, di maternità, infortuni, inabilità, l’adesione ad un partito politico o ad un sindacato, la convinzione religiosa, uno stato di disabilità. Nel caso di candidatura spontanea gli eventuali dati particolari/sensibili saranno trattati ai sensi dell’art. 111 bis del D. lgs. 196/03 come modificato dal D. lgs, 101/18 senza la necessità dello specifico consenso.
2.Base giuridica e finalità del trattamento
I Suoi dati personali, richiesti o acquisiti sia preventivamente che nel corso delle attività di selezione, saranno trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
a) gestire la valutazione del suo Cv;
b) programmare e gestire il/i colloquio/i di selezione anche in modalità interattiva o di gruppo o utilizzando soluzioni innovative di self-assessment che potranno prevedere l’invio di contenuti multimediali da parte del candidato (video, immagini, etc.);
c) proporre la sua candidatura ad altre società facenti parte del Gruppo Sorgenia.
Tali dati sono trattati ai sensi dell’art. 6 c.1 b) del GDPR, anche quando sensibili, per dare corso alle attività di valutazione della sua candidatura, per valutare le sue competenze e capacità rispetto alle esigenze di Sorgenia e/o delle Società del Gruppo. Relativamente ai dati particolari per il loro trattamento nell’ambito delle attività di selezione è necessario il Suo consenso ai sensi dell’art. 9, c. 2 a) del GDPR. Analogamente è necessario il Suo consenso per la finalità indicata al punto c).
Saranno adottati, inoltre, tutti i criteri previsti dal D. lgs 125/91 a garanzia di non-discriminazione tra i sessi in sede di selezione. Nell’ambito delle attività di selezione delle candidature e di valutazione delle stesse non vengono utilizzati strumenti di “decisione automatizzate”, come definiti dal novellato art. 1-bis lett. s) del D. lgs. n. 152/1997 ad opera del D. lgs. 104/22, essendo sempre previsto che la valutazione finale circa la volontà di procedere o meno all’assunzione viene rimessa alla decisione congiunta del referente organizzativo della funzione che ha avviato la ricerca e del referente delle Risorse Umane che ha la responsabilità dell’intero processo di selezione.
3. Comunicazione, diffusione e sicurezza
I suoi dati possono essere comunicati a soggetti terzi quali società esterne di propria fiducia operanti, a titolo esemplificativo, nel settore della selezione del personale, nelle attività di assessment delle competenze e, ricorrendone l’esigenza a strutture operanti nel settore sanitario di cui il Titolare si avvale, per ragioni di natura tecnica e organizzativa, per la gestione della Sua candidatura; professionisti esterni nonché società, consorzi e/o altre entità giuridiche alle quali Sorgenia partecipi in qualità di socio; società del Gruppo Sorgenia interessate ad instaurare con Lei un rapporto di lavoro. Tali soggetti, società e professionisti tratteranno i Suoi dati in qualità di autonomi Titolari o, quando necessario, di Responsabili del trattamento debitamente nominati da parte di Sorgenia.
Tutti i dipendenti, consulenti, interinali e/o ogni altra “persona fisica” che, autorizzati al trattamento, svolgono la propria attività sulla base delle istruzioni ricevute da Sorgenia, ai sensi dell’art. 29 del GDPR e art. 2, quaterdecies del D. lgs. 196/03, sono nominati “Incaricati del trattamento” (nel seguito anche “Incaricati”). Agli Incaricati o ai Responsabili, eventualmente designati, Sorgenia impartisce adeguate istruzioni operative, con particolare riferimento all’adozione ed al rispetto delle misure di sicurezza, al fine di poter garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati. Sorgenia garantisce che la sicurezza e la riservatezza dei Suoi dati sono tutelate da adeguate misure di protezione, in base a quanto disposto dagli artt. 5, 24 e 32 del GDPR al fine di ridurre i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati, di accesso non autorizzato, o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.
Inoltre, in ragione dell’appartenenza di Sorgenia al Gruppo Sorgenia, i Suoi dati potranno essere trattati, nell’ambito della normale attività di gestione della selezione del personale, anche da parte delle altre società facenti parte del Gruppo, ovvero da singoli dipendenti delle stesse, per le necessarie attività organizzative, amministrative, finanziarie e contabili che possono essere svolte da ciascuna di tali società in favore delle altre.
Resta fermo l'obbligo per il Titolare di comunicare i dati alle Autorità competenti, su specifica richiesta delle stesse.
4.Trasferimento all’estero
I Suoi dati non sono, di norma, trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo; qualora ciò risulti necessario per la gestione delle attività di selezione, ai soggetti destinatari dei dati saranno imposti obblighi di protezione e sicurezza equivalenti a quelli garantiti dal Titolare. In ogni caso, saranno comunicati i soli dati necessari al perseguimento degli scopi previsti e saranno applicate, ove richiesto, le garanzie applicabili ai trasferimenti di dati verso paesi terzi extra UE previste dal Titolo V del GDPR. Per informazioni relative al trasferimento all’estero potrà utilizzare i riferimenti indicati al punto 7.
5. Modalità del trattamento e tempi di conservazione
I Suoi dati sono raccolti e registrati in modo lecito e secondo correttezza, per il perseguimento delle finalità sopra indicate e nel rispetto dei principi fondamentali stabiliti dalla normativa applicabile.
Il trattamento dei dati personali può avvenire sia mediante strumenti manuali, che informatici e telematici, ma sempre sotto il presidio di misure tecniche e organizzative idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza, soprattutto al fine di ridurre i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati, di accesso non autorizzato, o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.
I dati personali verranno trattati da Sorgenia per tutta la durata delle attività di selezione: nel caso di candidatura spontanea i dati potranno essere conservati per 12 mesi decorsi i quali saranno cancellati; nel caso di risposta da una selezione avviata da Sorgenia i termini di conservazione sono quelli indicati nel prospetto e comunque non eccederanno i 24 mesi dalla chiusura della selezione; in ogni caso Lei potrà richiedere che il suo CV venga conservato per eventuali successive esigenze che dovessero presentarsi in Sorgenia e nelle Società del Gruppo Sorgenia.
6. Natura del conferimento e consenso al trattamento
Come sopra indicato, il conferimento dei Suoi dati ha natura obbligatoria, essendo necessario al perseguimento delle finalità di cui al punto 1. lett. a) e b) connesse alla selezione del personale. È invece facoltativo il conferimento dei suoi dati personali per le finalità di cui al punto 1. lett. c) per il quale Lei può decidere liberamente se prestare lo specifico consenso che potrà sempre revocare. Nel caso il suo Cv contenga dati particolari/sensibili il loro trattamento è subordinato al consenso che dovrà essere rilasciato nelle forme previste dalla normativa al momento del colloquio ovvero in modalità telematica.
7.I Suoi Diritti
Potrà esercitare in ogni momento i diritti che Le sono riconosciuti come quello di accesso, di rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità (limitatamente ai dati forniti) e di revoca del consenso come previsto dagli artt. da 15 a 21 del GDPR nonché dalle previsioni introdotte D. lgs. 104/22.
Potrà, inoltre, esercitare il diritto di opporsi al trattamento ai sensi dell’art. 21 c. 4 del GDPR.
Potrà, altresì, proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.
Per esercitare tali diritti, (anche per richiedere informazioni relativamente all’eventuale trasferimento dei dati extra UE), potrà contattare il Titolare: (i) via email, all’indirizzo privacy@sorgenia.it ; o inviando richiesta scritta a Sorgenia S.p.A. -rif. DPO, presso la sede di Via A. Algardi, 4 Milano.
8. Titolare del Trattamento e Responsabile della protezione dei dati personali
Titolare del trattamento, ai sensi della normativa vigente, è Sorgenia S.p.A., con sede in Milano, via A. Algardi, 4 - 20148. Sorgenia ha designato il Responsabile della protezione dei dati personali (RPO) al quale può rivolgersi utilizzando i recapiti sopra indicati.
Distinti saluti
Il Titolare del trattamento
Sorgenia S.p.A.
