INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER CANDIDATI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 (“GDPR”)
Titolare del trattamento
I dati da Lei forniti sono trattati da Saipem S.p.A., Via Luigi Russolo, 5 20138 Milano ‐ Italia. E-mail: privacy@saipem.com (“Società” o “Titolare”)
Responsabile per la protezione dati (DPO)
Il DPO può essere contattato all’indirizzo: dpo@saipem.com
Dati trattati e fonte dei dati
Le precisiamo che tutti i dati personali che Lei ci fornirà saranno trattati in conformità alla vigente normativa in materia privacy. Pertanto, la Società si impegna a trattarli secondo principi di correttezza, liceità, trasparenza, nel rispetto delle finalità di seguito indicate, raccogliendoli nella misura necessaria ed esatta per il trattamento, consentendone l’utilizzo solo da personale allo scopo autorizzato e formato ed al fine di garantire la necessaria riservatezza delle informazioni fornite.
In particolare, la Società raccoglie, registra, consulta e in generale tratta i dati anagrafici suoi e dei suoi familiari – come da sua indicazione ‐ e identificativi (come ad esempio nome, cognome, indirizzo, telefono, e‐mail, riferimenti bancari e di pagamento), nonché le categorie particolari di dati e i dati riferiti a condanne penali e reati riferiti esclusivamente a lei.
I dati sono raccolti direttamente presso l’interessato al momento della stipula del contratto di lavoro, nonché, durante il corso del rapporto di lavoro, possono essere acquisiti da terzi (a titolo esemplificativo Agenzia delle Entrate, CAF, professionisti abilitati, INPS etc.).
Finalità del trattamento, basi giuridiche del trattamento e tempo di conservazione
1. Gestione e amministrazione del personale.
La base giuridica per il trattamento dei dati comuni è l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte.Invece, la base giuridica per il trattamento dei dati giudiziari è l’ottemperanza alle prescrizioni del Modello 231 (include il Codice Etico).
I dati personali saranno conservati per 10 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro, salvo l’esigenza di prolungare il periodo di conservazione ai fini di tutela giudiziale del Titolare sino alla scadenza dei termini di prescrizione per eventuali impugnazioni.
Tuttavia, considerato il rischio di malattie professionali che presentano un periodo di latenza di almeno 40 anni, la conservazione dei dati personali terrà conto del suddetto periodo di latenza scientificamente riconosciuto.
2. Adempimento di obblighi normativi in materia di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro.
Per il trattamento dei dati comuni, la base giuridica che legittima il trattamento è l’obbligo legale al quale è soggetto il Titolare. La base giuridica riferita al trattamento delle categorie particolari è la necessità del trattamento per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro e valutazione della capacità lavorativa del dipendente (ex art. 9, par. 2, lett. h del GDPR).
I dati personali saranno conservati per 10 anni dalla cessazione del rapporto di lavoro, salvo l’esigenza di prolungare il periodo di conservazione ai fini di tutela giudiziale del Titolare sino alla scadenza dei termini di prescrizione per eventuali impugnazioni.
Tuttavia, considerato il rischio di malattie professionali che presentano un periodo di latenza di almeno 40 anni, la conservazione dei dati personali terrà conto del suddetto periodo di latenza scientificamente riconosciuto
3. Adempimento di obblighi normativi (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, gli obblighi gravanti sul Titolare in materia di whistleblowing).
Per il trattamento dei dati comuni, la base giuridica che legittima il trattamento è l’obbligo legale al quale è soggetto il Titolare. La base giuridica riferita al trattamento delle categorie particolari è l’assolvimento di obblighi o l’esercizio di diritti del Titolare o dell’interessato in materia di diritto del lavoro (ex art. 9, par. 2, lett. b del GDPR). Invece, la base giuridica per l’eventuale trattamento dei dati giudiziari è l’ottemperanza alle prescrizioni del Modello 231 (include il Codice Etico).
I dati personali saranno trattati per il tempo strettamente necessario all’adempimento della finalità nel rispetto dei termini di legge previsti.
4. Sicurezza e tutela delle persone e del patrimonio aziendale, mediante il controllo degli accessi fisici – attraverso apposito badge – presso gli uffici e i cantieri della Società.
La base giuridica che legittima il trattamento è la necessità di adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare.
I dati personali relativi al controllo degli accessi fisici tramite badge saranno conservati per un periodo di 5 anni.
5. Sicurezza e tutela delle persone e del patrimonio aziendale, attraverso il presidio degli accessi fisici mediante l’impianto di videosorveglianza.
La base giuridica che rende lecito il trattamento è il legittimo interesse del Titolare.
Le immagini rilevate dall’impianto saranno conservate per un termine di 7 giorni, decorsi i quali le stesse saranno automaticamente sovrascritte.
6. Gestione delle situazioni di emergenza che interessano i dipendenti.
La base giuridica che legittima il trattamento dei dati personali è il legittimo interesse del Titolare a gestire delle situazioni di emergenza che possono coinvolgere il dipendente, avvertendo immediatamente i familiari qualora il dipendente non si trovi nelle condizioni di farlo autonomamente.
I dati personali del familiare del dipendente della Società saranno conservati per la durata del rapporto di lavoro.
7. Archiviazione dei messaggi aziendali di posta elettronica.
La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare a disporre di prove documentali e/o evidenze al fine di esercitare il diritto di difesa e tutela giudiziaria in caso di eventuali controversie nei confronti di fornitori e/o clienti.
I dati personali saranno conservati per 15 anni dalla data di invio/ricezione di ciascun messaggio aziendale.
8. Agevolare l’esecuzione di operazioni di manutenzione e/o ispezioni da remoto.
La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare del trattamento.
I dati personali saranno conservati per 10 anni dall’archiviazione dei video realizzati.
9. Attività di data mining al fine di efficientare i processi di lavoro.
La base giuridica che rende lecito il trattamento è il legittimo interesse del Titolare a ottimizzare i processi operativi secondo una logica “data driven”.
Per la finalità di cui al punto 9 e 10 i dati personali saranno conservati solo per il tempo strettamente necessario all’adempimento della finalità.
Con riguardo alla gestione dei log, di cui al punto 10, è previsto un periodo di conservazione pari a 6 mesi dalla loro registrazione.
10. Gestione sicurezza IT, tra cui anche la gestione dei file di log al fine di individuare accessi e comportamenti malevoli.
La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare a tutelare la sicurezza del patrimonio informativo aziendale.
Per la finalità di cui al punto 9 e 10 i dati personali saranno conservati solo per il tempo strettamente necessario all’adempimento della finalità.
Con riguardo alla gestione dei log, di cui al punto 10, è previsto un periodo di conservazione pari a 6 mesi dalla loro registrazione.
11. Partecipazione agli eventi formativi e informativi.
La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte.
I dai personali sono conservati per tutta la durata del rapporto di lavoro.
12. Se necessario, per accertare, esercitare e/o difendere i diritti della Società in sede giudiziaria, amministrativa o nelle procedure di arbitrato e conciliazione.
Per tutta la durata del contenzioso, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i dati personali saranno distrutti o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.
Modalità di trattamento e conferimento dei dati
Il trattamento sarà svolto in forma digitale e/o tradizionale, con modalità e strumenti volti a garantire la massima sicurezza e riservatezza, ad opera di soggetti a ciò appositamente incaricati. Il conferimento dei Suoi dati e quelli dei suoi familiari è necessario per la stipula del contratto di lavoro nei suoi
confronti e delle attività connesse, nonché per adempiere agli obblighi di legge. Il rifiuto del conferimento comporta l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto di lavoro e di usufruire dei servizi e delle iniziative rivolte al personale dipendente.
Destinatari e trasferimento dei dati
La Società — senza che sia necessario richiedere il Suo specifico consenso — può comunicare i Suoi dati personali a categorie di soggetti di seguito meglio indicati quali ad esempio:
- Società del Gruppo Saipem anche non presenti all’interno dell’UE (sulla base delle decisioni di adeguatezza della Commissione Europea o sulla base delle standard contractual clauses), al fine di svolgere attività di controllo e gestione del personale;
- soggetti terzi (a titolo indicativo, società fornitrici di servizi informatici, società di payroll) anche non presenti all’interno dell’UE (sulla base delle decisioni di adeguatezza della Commissione Europea o sulla base delle standard contractual clauses), che svolgono attività in outsourcing per conto del
Titolare, nella loro qualità di responsabili del trattamento;
- Autorità giudiziarie, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, nonché a quei soggetti terzi ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge o per contratto. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomititolari del trattamento.
I Suoi dati non saranno soggetti a diffusione.
I diritti dell’interessato
L’interessato ha il diritto di chiedere al Titolare l’accesso ai dati personali che La riguardano, la loro rettifica, la cancellazione, la portabilità, l’opposizione al trattamento nonché l’integrazione dei dati personali incompleti e la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR. Inoltre, ove applicabile, potrà revocare il consenso prestato in qualsiasi momento.
In riferimento alle immagini registrate, si fa presente che non sono in concreto esercitabili i diritti di aggiornamento o integrazione, nonché il diritto di rettifica in considerazione della natura intrinseca dei dati trattati. Non è esercitabile, inoltre, il diritto alla portabilità dei dati in quanto il trattamento è effettuato
in esecuzione di un legittimo interesse del Titolare.
I diritti possono essere esercitati in qualsiasi momento, nei confronti del Titolare, inviando un’apposita richiesta per iscritto all’indirizzo e‐mail o dpo@saipem.com o privacy@saipem.com
Inoltre, ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e di ricorrere agli altri mezzi di tutela previsti dalla normativa applicabile.
