INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI CANDIDATI
Ultimo aggiornamento e data di decorrenza: Dicembre 2020
- Premessa
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito, il “Regolamento”), desideriamo informare coloro che entrano in contatto con il Gruppo Sisal (il “Gruppo”) ai fini dell’instaurazione di un rapporto di lavoro, ad esempio a seguito dell’invio della propria candidatura spontanea o rispondendo agli annunci di ricerca del personale, ivi compresi quelli pubblicati sui siti web del Gruppo o di terze parti, o che vengono contattati a fini di ricerca e selezione del personale (di seguito, i "Candidati" o gli "Interessati"), che i dati personali a loro riferibili (i “Dati”) saranno trattati in modo lecito, corretto e trasparente, secondo le modalità e per le finalità di seguito illustrate.
- Titolare del trattamento
In relazione alla posizione per cui il Candidato applica, il Titolare del trattamento è una delle seguenti società:
- Acme S.r.l., società con unico azionista soggetta all'attività di direzione e coordinamento di Sisal Group S.p.A.
- Network Italia S.r.l., società soggetta all'attività di direzione e coordinamento di Sisal Group S.p.A.
- Sisal Entertainment S.p.A., società con unico azionista soggetta all’attività di direzione e coordinamento di Sisal Group S.p.A.
- Sisal Gaming S.r.l., società con unico azionista soggetta all'attività di direzione e coordinamento di Sisal Group S.p.A.
- Sisal S.p.A., società con unico azionista soggetta all’attività di direzione e coordinamento di Sisal Group S.p.A.
Tutte le società su menzionate hanno sede legale in via Alessio di Tocqueville, 13, 20154 Milano.
Nel caso di candidatura spontanea non diretta ad una specifica posizione, il titolare del trattamento è Sisal S.p.A., come sopra identificata.
- Data Protection Officer
Il Titolare si avvale di un Responsabile della Protezione dei Dati (anche noto come RPD, Data Protection Officer o DPO). Il DPO può essere contattato al seguente indirizzo email: dpo@sisal.it.
- Fonte dei dati personali
I Dati oggetto di trattamento da parte del Titolare sono acquisiti in sede di risposta, da parte dell’Interessato, agli annunci di ricerca del personale, ivi compresi quelli pubblicati sui siti web, o in occasione della ricezione della candidatura spontanea dello stesso, e durante la fase di selezione, direttamente dal Titolare e/o mediante soggetti terzi a ciò appositamente incaricati, presso gli Interessati e/o presso terzi (es. società di head hunting), anche attraverso le tecniche di comunicazione a distanza delle quali il Titolare si avvale (es. siti web, app, ecc.).
- Finalità e base giuridica del trattamento
La Società tratta i Dati nell’ambito delle procedure di ricerca e selezione del personale, ovvero per procedere alla verifica dei presupposti per l'assunzione e/o per l'avvio di una collaborazione con l’Interessato. Le basi giuridiche di tali trattamenti sono l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’Interessato, necessarie all’eventuale instaurazione di un contratto di lavoro o di altro tipo di collaborazione con l’Interessato, e il legittimo interesse del Titolare di verificare, in particolare, la sussistenza di eventuali conflitti di interesse, anche al fine di rispettare gli standard internazionali in materia e mantenere le certificazioni detenute dalle società del Gruppo in questo ambito.
- Categorie di dati trattati
I Dati trattati per le finalità suindicate appartengono alle seguenti categorie: dati identificativi e di contatto (es. nome, cognome, genere, codice fiscale, indirizzo di residenza e numero di telefono, luogo e data di nascita, indirizzo e-mail, stato civile, permesso di soggiorno, studi, professione e settore di attività); dati relativi ai rapporti di lavoro correnti dell’Interessato (es. retribuzione annua lorda); dati personali rientranti nella categoria dei dati particolari (es. appartenenza a categorie protette). Si precisa che il trattamento dei dati particolari è consentito ove necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del Titolare o dell’Interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell'Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell'Interessato. Le suddette categorie particolari di dati, inoltre, sono oggetto di trattamento esclusivamente da parte del personale del Titolare che ne abbia necessità per mansione svolta o posizione gerarchica ricoperta nell'ambito dell’unità organizzativa competente per la gestione delle risorse umane.
Ove necessario, per il perseguimento delle finalità su menzionate, i Dati possono riguardare anche altri soggetti collegati all’Interessato (es. componenti del nucleo famigliare, ecc.): in questo caso, il Candidato è tenuto e si impegna, sotto la propria esclusiva responsabilità, a trasferire i contenuti della presente informativa a tali soggetti, restando a tale riguardo esclusa qualsivoglia responsabilità in capo al Titolare.
- Modalità del trattamento
Il trattamento dei Dati avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra evidenziate e, in ogni caso, nel rispetto delle cautele, delle garanzie e delle misure necessarie prescritte dalla normativa di riferimento, volte ad assicurare la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei Dati, nonché ad evitare danni, siano essi materiali o immateriali (es. perdita del controllo dei dati personali o limitazione dei diritti, discriminazione, furto o usurpazione d'identità, perdite finanziarie, decifratura non autorizzata della pseudonimizzazione, pregiudizio alla reputazione, perdita di riservatezza dei dati personali protetti da segreto professionale o qualsiasi altro danno economico o sociale significativo).
- Comunicazione e diffusione
Per il perseguimento delle finalità suindicate, il Titolare si riserva la facoltà di comunicare i Dati ai destinatari appartenenti alle seguenti categorie:
- altre società del Gruppo di cui è parte il Titolare, o comunque società controllanti, controllate o collegate, ai sensi dell’art. 2359 c.c. (situate anche all’estero);
- soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informativo del Titolare e delle reti di telecomunicazioni (ivi compresi i servizi di mailing);
- soggetti che svolgono adempimenti di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere dal Titolare;
- soggetti che si occupano di ricerca e selezione del personale;
- soggetti che effettuano servizi di acquisizione, lavorazione, elaborazione ed archiviazione dati;
- studi professionali o società nell'ambito di rapporti di assistenza e consulenza (es. studi commercialisti, studi legali, ecc.);
- soggetti che svolgono attività di assistenza all’Interessato (es. servizi di reception).
- soggetti che a vario titolo succedono al Titolare nella titolarità dei rapporti giuridici (es. cessionari o potenziali cessionari di contratti).
I soggetti appartenenti alle categorie sopra annoverate operano in autonomia come distinti Titolari del trattamento, o come Responsabili all’uopo nominati dalla Società. L'elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile inoltrando richiesta a privacy_sisal@legalmail.it. I Dati potranno inoltre essere conosciuti, in relazione allo svolgimento delle mansioni assegnate, dal personale stesso del Titolare, appositamente autorizzato al trattamento. I Dati, in ogni caso, non saranno oggetto di diffusione e, pertanto, non saranno portati a conoscenza di soggetti indeterminati, in qualunque forma, ad esempio mediante la loro messa a disposizione o consultazione, senza il consenso espresso dell’Interessato, allorché richiesto.
- Trasferimento dei dati personali extra-UE
Il Titolare dà atto che, per il perseguimento delle finalità di cui sopra, i Dati potrebbero essere comunicati a soggetti situati in paesi al di fuori dell’Unione Europea, che cooperano con il Titolare nella realizzazione delle finalità di cui sopra. Tale trasferimento avverrà unicamente a fronte dell’esistenza di accordi internazionali o decisioni di adeguatezza da parte della Commissione (ex art. 45 del Regolamento) o a fronte della stipula di norme vincolanti d’impresa (“Binding Corporate Rules” o “BCR” ex art. 47 del Regolamento) o comunque sulla base di altre garanzie appropriate che garantiscano ai Dati comunicati o traferiti un grado di protezione adeguato. Una copia dei Dati eventualmente trasferiti all’estero, nonché l’elenco dei paesi terzi/organizzazioni internazionali verso i quali i Dati sono stati trasferiti, potranno essere richiesti al Titolare all’indirizzo email privacy_sisal@legalmail.it.
- Tempi di conservazione
I Dati trattati per la finalità su menzionate saranno conservati dal Titolare per 12 mesi dall’acquisizione, fatta salva l’eventuale ulteriore conservazione effettuata a seguito dell’instaurazione del rapporto di lavoro con l’Interessato. In caso di trattamenti effettuati per la gestione di reclami o lamentele, per l’esercizio di un diritto in sede giudiziaria o per adempiere a obblighi previsti dalla legge, tali periodi potranno essere estesi fino al termine della gestione del reclamo o della lamentela, all’esaurimento della eventuale procedura giudiziaria instaurata o al termine dell’obbligo previsto dalla legge. Decorsi tali termini, il Titolare provvederà alla cancellazione automatica dei Dati raccolti, ovvero alla loro trasformazione in forma anonima in maniera irreversibile.
- Diritti dell’Interessato
Ai sensi degli articoli da 15 a 22, il Regolamento conferisce agli Interessati la possibilità di esercitare specifici diritti. In particolare, l'Interessato può ottenere: a) la conferma dell'esistenza di trattamenti di Dati che lo riguardano e, in tal caso, l’accesso a tali Dati; b) la rettifica dei Dati inesatti e l’integrazione dei Dati incompleti; c) la cancellazione dei Dati che lo riguardano, nei casi in cui ciò sia consentito dal Regolamento; d) la limitazione del trattamento, nelle ipotesi previste dal Regolamento; e) la comunicazione, ai destinatari cui siano stati trasmessi i Dati, delle richieste di rettifica/cancellazione dei Dati e di limitazione del trattamento pervenute dall’Interessato, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato; f) la ricezione, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, dei Dati forniti al Titolare, nonché la trasmissione degli stessi a un altro titolare del trattamento (c.d. portabilità dei Dati). L’Interessato ha altresì il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi legittimi, al trattamento dei Dati che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta. In tali casi, il Titolare è tenuto ad astenersi da ogni ulteriore trattamento, fatte salve le ipotesi consentite dal Regolamento. L’Interessato ha inoltre il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona, salvo che tale decisione: a) sia necessaria per la conclusione o l’esecuzione di un contratto tra l’Interessato e il Titolare; b) sia autorizzata dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il Titolare; c) si basi sul consenso esplicito dell’Interessato. Nelle ipotesi di cui alle predette lettere a) e c), l’Interessato ha il diritto di ottenere l’intervento umano da parte del Titolare, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione. L’Interessato può presentare le richieste all’indirizzo privacy_sisal@legalmail.it indicando in oggetto “Privacy – esercizio dei diritti Privacy”, dettagliando quale diritto intende esercitare e fornendo al Titolare le informazioni utili ad identificarlo ai sensi degli artt. 11 e 12 del Regolamento. L’Interessato ha, inoltre, il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione (es. il Garante per la Protezione dei Dati Personali in Italia), come previsto dall’art. 77 del Regolamento, nonché di adire le opportune sedi giudiziarie ai sensi degli artt. 78 e 79 del Regolamento.
- Natura del conferimento
Il conferimento dei Dati è facoltativo. Tuttavia, il mancato conferimento non consentirà all’Interessato di rispondere agli annunci di ricerca o di proporre la propria candidatura spontanea, né di partecipare al conseguente processo di selezione del personale atto all’assunzione e/o all’avvio della collaborazione.
